Jedes Unternehmen braucht eine Lösung fürs Telefonieren. Voice over IP (VoIP) VoIP Telefonie bietet viele Vorteile gegenüber der Telefonie über das herkömmliche Telefonnetz, vor allem im Bereich Collaboration: Telefon- und Videokonferenzen, Desktop-Sharing, Realtime Communication, Geolokalisierung und mehr werden durch die internetbasierte Technologie ermöglicht. Mitarbeitende sind besser erreichbar, und mit neuen Kommunikationsmöglichkeiten kann die Effizienz des Betriebs verbessert werden. Die Integration einer VoIP Telefonie Lösungen ist zwar mit Initialkosten verbunden, die laufenden Kosten sind dafür tiefer – vor allem, wenn der Betrieb in die Cloud ausgelagert wird.
Darüber hinaus werden IP-Telefone zunehmend mit anderen Faktoren wie VoIP-Service, Breitbandanschluss und SIP-Trunking gebündelt. Die individuellen Kriterien für den Kauf einer VoIP Telefonie Lösungen hängen immer von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab; es gibt aber vier gemeinsame Kriterien, die für alle Unternehmen beim Kauf eines VoIP-Telefonsystems gelten: VoIP-Funktionen, Umfang des Services, Anforderungen an das Netzwerk und Pläne für zukünftige Erweiterungen.
VoIP-Funktionen sollten einfach zu bedienen sein
Die Funktionen einer VoIP-Lösung sollten beim Kauf immer den Ausgangspunkt aller Überlegungen bilden. Um das volle Potenzial von VoIP auszuschöpfen sollten Unternehmen die Produkte mit modernen VoIP-Lösungen statt mit ihrem bestehenden TDM-System (Time Division Multiplexer) vergleichen. Beim Zeitmultiplex (TDM) werden in bestimmten Zeitabschnitten (Zeitschlitzen) die Daten (Signale) verschiedener Sender auf einem Kanal übertragen. Als Minimalanforderung sollte VoIP die bestehende Telefonanlage nachbilden, um die Akzeptanz und einfache Bedienung durch die Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Telefone sollten ein vertrautes Look & Feel bieten mit Tastatur, Speichertasten, Hörer, optischer Anzeige und Lautstärkeregler.
Darüber hinaus unterstützt VoIP neue Funktionen wie Ad-hoc-Konferenzen, Gesprächsaufzeichnung, Webbrowser, Präsenzinformation, Bluetooth-Unterstützung und vieles mehr. Da diese Telefone sich mit dem Datennetzwerk verbinden, gibt es verschiedene Konfigurationen für die Stromversorgung. Einige Modelle beziehen ihren Strom über ein Netzteil, das Gros der Systeme wird aber Power over Ethernet (PoE) nutzen.
Der wichtigste Punkt, den es zu beachten gilt: Die Telefone müssen alle von einem VoIP-Provider angebotenen Funktionen unterstützen. Da einige Telefonanbieter vor allem für SIP-Trunking noch immer proprietäre Protokolle einsetzen, sollte die Wahl des Anbieters nicht unabhängig vom VoIP-Service erfolgen. Ein weiteres Beispiel ist High Definition Voice als sehr gute Funktion für Call Center oder Konferenzen, sofern die Endgeräte diese Funktion unterstützen.
Die einzelnen VoIP-Funktionen unterscheiden sich vor allem im Preis; zudem halten die Anbieter von IP-Telefonen verschiedene Modelle für verschiedene Anwendungsszenarien bereit. Während die meisten Mitarbeiter mit einem Telefon zufrieden sind, das Standardfunktionen umfasst, dürften sich Führungskräfte High-End-Telefone wünschen. Angestellte im Call Center benötigen Modelle mit guter Headset-Unterstützung, Mitarbeiter im Lager brauchen robustere und/ oder schnurlose Telefone. Tagungsräume sollten mit Konferenztelefonen ausgestattet sein. Daher ist es für die Anbieter beim Erstellen eines Angebots überaus wichtig, dass sie die verschiedenen Bedürfnisse und Anforderungen ihrer potenziellen Kunden genau kennen.
Umfang der VoIP-Services
Im Gegensatz zu TDM ist VoIP nicht auf das Tischtelefon beschränkt und kann verschiedene Konfigurationen annehmen. Hier können Berater den Mehrwert von VoIP speziell Unternehmen erklären, für die das Thema VoIP neu ist und die möglicherweise die Bandbreite der Möglichkeiten noch nicht verstehen. Herkömmliche Telefonie war unkompliziert, da der Service auf einem dedizierten Netzwerk für Sprachübertragung lief. VoIP hingegen unterstützt über das Internet Verbindungen zu einer Vielzahl von Technologien.
Unternehmen benötigen beim Kauf von VoIP mindestens ein eigenständiges Telefonsystem, wenn ihr Netzwerk den Anforderungen von VoIP gewachsen ist und sie auf SIP-Trunking verzichten können. Dies entspricht einem „Bring your own Broadband“-Modell, bei dem der VoIP-Anbieter das Telefonsystem bereitstellt, die IT-Abteilung des Unternehmens sich aber um dessen Verwaltung kümmert.
Allerdings sind auch bei diesem Szenario zusätzliche Netzelemente für VoIP erforderlich wie Media Gateways und Session Border Controller (SBC) zur sicheren Kopplung von verschiedenen Rechnernetzen oder Rechnernetzen mit unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen. Darüber hinaus ist es möglich, dass Unternehmen einige Legacy-Telefone behalten und sie in ihr VoIP-System integrieren; in diesem Fall benötigen sie Adapter für analoge Telefone.
Ein weiterer Aspekt sind Wartung und professionelle Dienstleistungen, deren Umfang von den Anforderungen des Unternehmens abhängt. Paradebeispiele dafür sind System-Design, Installation, Systemkonfiguration und Training – sowohl für die IT-Abteilung als auch für die Endanwender.
Darüber hinaus beeinflusst die Art der Bereitstellung – Cloud oder On-Premise – die Spezifikation erheblich. Daher sollten sich Unternehmen im Vorfeld ihrer Entscheidung für VoIP intensiv mit ihren Anforderungen und dem damit verbundenen Service-Umfang auseinandersetzen.
VoIP stellt höhere Anforderungen an das Netzwerk
Die Telefonanlage stellt bei den Überlegungen zu VoIP nur einen Aspekt dar. Sehr wichtig sind bei der Migration zu VoIP auch Fragen zum Netzwerk. Maßgeblich dafür ist die Entscheidung, ob der Übergang schrittweise oder in einem Big Bang erfolgt. Schließlich muss das Netzwerk im Rahmen von VoIP auch Telefonie unterstützen.
Idealerweise bewältigt das Datennetzwerk den mit VoIP verbundenen zusätzlichen Traffic. In diesem Fall bräuchte das Unternehmen nur ein neues Telefonsystem. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Firmen ihr bestehendes LAN in irgendeiner Form aktualisieren oder erweitern müssen.
Während VoIP an sich keine allzu bandbreitenintensive Anwendung darstellt, kann sich der steigende Datenverkehr anfangs auf die Leistung des Netzwerks auswirken. Zudem sind Datennetze per se nicht für Echtzeit-Anwendungen wie Sprache ausgelegt – hier steht die IT-Abteilung vor der größten Herausforderung. Denn neben weiteren Kabeln oder anderer Hardware für eine höhere Kapazität des Netzwerks benötigen Unternehmen möglicherweise auch neue Tools für das Netzwerk-Management, um den Sprachverkehr zu priorisieren und eine hohe Servicequalität (Quality of Service, QoS) zu gewährleisten.
Eine andere Variante wäre der Transport der Sprachübertragung über ein separates Datennetzwerk. Einige Unternehmen setzen drauf, um höhere Datensicherheit zu erreichen, da VoIP-Verkehr ein einfaches Ziel für Cyberattacken darstellen kann.
Darüber hinaus gibt es zusätzliche netzwerkbezogene Überlegungen rund um SIP-Trunking und WLAN. Beide können den Mehrwert von VoIP für Unternehmen verbessern, wirken sich aber auf das Netzwerk und die Infrastruktur aus, die für das Telefonsystem notwendig sind.
Pläne für eine künftige Erweiterung mit VoIP
Da bestehende Telefonsysteme einzig und allein dem Telefonieren dienten, war es nicht notwendig, groß über die Zukunft nachzudenken. Doch während TDM seit Jahrzehnten stagniert, entwickelt sich VoIP stetig weiter. Heute kaufen Firmen VoIP-Telefonsysteme nicht mit einem Zeithorizont von 15 Jahren. Unternehmen sollten aber bedenken, dass die Rolle der Sprachkommunikation nicht ausschließlich durch VoIP definiert wird.
Im breiteren Kontext von mobilem Breitband, WebRTC und Kommunikation über die Cloud dürfen sich Unternehmen bei der Definition ihrer VoIP-Ziele nicht auf den Kauf eines Telefonsystems beschränken. Der Geschäftswert von VoIP basiert neben dem Einsatz von Telefonen auch auf der Integration mit anderen Anwendungen und Kommunikationsarten. Viele Telefonanbieter reagieren auf diese Anforderung, indem sie hochwertige Modelle bauen, die beispielsweise Multimedia unterstützen, oder Docking-Stationen offerieren, die den Einsatz von Tablets und Smartphones im Büro ermöglichen.
Beim Netzwerk setzen die meisten Unternehmen für ihre VoIP-Umgebung immer noch stärker auf On-Premise-Lösungen oder eine hybride Umgebung aus lokalen und Cloud-basierten Systemen. Nur eine Minderheit ist derzeit zu einer vollständigen Cloud-Migration bereit.
Den sichersten Weg bei der Planung für VoIP bildet eine Partnerschaft mit einem Anbieter, der einen hybriden Service unterstützt. Da sich das Angebot der verschiedenen Provider erheblich unterscheidet, müssen Unternehmen ihre langfristigen Anforderungen so genau wie möglich analysieren, um den passenden Partner zu finden.
Die Entscheidungsfindung beim Kauf von VoIP kann einfach oder komplex sein; aber in den meisten Fällen gibt es verschiedene Überlegungen, die über das zugrundeliegende Telefonsystem hinausgehen. Obwohl VoIP-Funktionen spannende Optionen für jedes Unternehmen eröffnen, kann die Vielfalt der Einsatzszenarien überfordern. Daher ist die Wahl des richtigen Lieferanten entscheidend, vor allem da sich nicht alle Attribute 1:1 vergleichen lassen.
Unternehmen, die ihr bestehendes TDM durch VoIP und die Integration von VoIP-Funktionen in eine breitere Kommunikationslandschaft ersetzen wollen, werden erfolgreicher sein, wenn sie ihre Anforderungen klar analysieren und benennen.
