Können die Unterlagen auch elektronisch gespeichert werden?

Ja, die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen ist zulässig, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Voraussetzungen:

Unveränderbarkeit:

• Die digitalen Dokumente müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sind.

Lesbarkeit:

• Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar sein.

Vollständigkeit:

• Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen erfasst sein.

Zugriffsmöglichkeit:

• Bei Prüfungen müssen die Daten der Finanzverwaltung in angemessener Zeit zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentation:

• Das verwendete System und die Verfahrensweise der elektronischen Archivierung müssen dokumentiert sein.

Hilfsmittel und Kosten:

Sie sind verpflichtet, der Finanzverwaltung die notwendigen Hilfsmittel bereitzustellen, um die elektronischen Daten lesbar zu machen.

Kosten für die Bereitstellung und Aufbereitung der Daten tragen Sie als Steuerpflichtiger.

Hinweise:

Digitale Archivierungssysteme:

• Nutzen Sie zertifizierte Systeme, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Datensicherung:

• Regelmäßige Backups sind wichtig, um Datenverlust zu vermeiden.

Papierbelege:

• Nach erfolgreicher digitaler Archivierung können Papierbelege unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden.

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