Was muss bei der Erstellung eines Fahrtenbuches beachtet werden?

Ein Fahrtenbuch dient dazu, die beruflichen und privaten Fahrten mit einem Fahrzeug zu dokumentieren. Es ist insbesondere wichtig für:

Fahrtkostenabzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten.

Ermittlung des Privatanteils bei Fahrzeugen, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden.

Berechnung des Sachbezugswerts bei Dienstwagen.

Anforderungen an das Fahrtenbuch:

Formelle Kriterien:

• Lückenlosigkeit: Alle Fahrten müssen ohne zeitliche Lücken erfasst sein.
• Zeitnahe Führung: Einträge sollten unmittelbar nach der Fahrt erfolgen.
• Manipulationssicherheit: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein.

Inhaltliche Kriterien:

• Datum der Fahrt.
• Start- und Zielort (ggf. Zwischenziele).
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt.
• Gefahrene Kilometer (Differenz).
• Reisezweck bzw. Anlass der Fahrt (bei beruflichen Fahrten).
• Angabe, ob es sich um eine berufliche oder private Fahrt handelt.

Elektronische Fahrtenbücher:

Zulässig, wenn sie den Anforderungen entsprechen.

Software muss manipulationssicher sein.

Excel-Tabellen sind in der Regel nicht akzeptiert, da sie leicht veränderbar sind.

Hinweise:

Übersichtlichkeit: Gestalten Sie das Fahrtenbuch klar und strukturiert.

Kontrollen: Bei Betriebsprüfungen werden Fahrtenbücher genau geprüft.

Alternative: Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, kann der Sachbezug nach der 1%-Regelung ermittelt werden (bei Dienstwagen).