Wann der Geschäftsführer persönlich haftet
Eine GmbH haftet mit ihrem Vermögen. Ihr Geschäftsführer haftet daneben — aber nur unter Voraussetzungen, die im Gesetz stehen.
Diese Seite beschreibt, wann die Finanzverwaltung auf den Geschäftsführer zugreifen kann und woran sich das entscheidet. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beurteilung Ihres Falls.
Stand: 17. August 2026
Die Pflicht kommt vor der Haftung
§ 80 Abs. 1 BAO legt dem Geschäftsführer die abgabenrechtlichen Pflichten der Gesellschaft auf. Er hat dafür zu sorgen, dass Erklärungen abgegeben und Abgaben aus den Mitteln der Gesellschaft entrichtet werden.
Erst wenn diese Pflicht verletzt wird, entsteht eine Haftung. § 9 Abs. 1 BAO sagt es genau: Der Vertreter haftet neben der Gesellschaft, soweit die Abgaben infolge schuldhafter Verletzung seiner Pflichten nicht eingebracht werden können.
Daraus folgen drei Bedingungen, die zusammentreffen müssen: Die Abgabe ist bei der Gesellschaft uneinbringlich, es liegt eine Pflichtverletzung vor, und sie ist ursächlich dafür. Fehlt eine davon, greift die Haftung nicht.
Uneinbringlich heißt nicht „unbezahlt". Solange bei der Gesellschaft noch etwas zu holen ist, kommt der Geschäftsführer nicht an die Reihe.
Der Punkt, an dem sich fast jeder Fall entscheidet
Wenn das Geld nicht für alle reicht, entsteht die Frage, wen man zuerst bezahlt. Die Antwort des Abgabenrechts ist der Gleichbehandlungsgrundsatz: Nach ständiger Rechtsprechung dürfen die vorhandenen Mittel nicht so verteilt werden, dass die Finanzverwaltung schlechter wegkommt als die übrigen Gläubiger.
Wer Löhne und Lieferanten voll bezahlt und die Umsatzsteuer offen lässt, hat damit nicht zu wenig Geld gehabt, sondern falsch verteilt. Gehaftet wird dann für den Betrag, der bei gleichmäßiger Verteilung auf das Finanzamt entfallen wäre — nicht zwingend für die ganze Schuld.
Und es gibt eine Ausnahme, die in die andere Richtung wirkt. Für die Lohnsteuer gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz nicht. § 78 Abs. 3 EStG verlangt, dass bei unzureichenden Mitteln die Löhne gekürzt werden und die Lohnsteuer vom gekürzten Betrag vollständig abgeführt wird. Wer volle Löhne auszahlt und die Lohnsteuer schuldig bleibt, haftet dafür in voller Höhe.
Wer darlegen muss, dass alles richtig lief
Die Verteilung der Darlegungslast ist ungewöhnlich und wird oft unterschätzt. Nach ständiger Rechtsprechung hat nicht die Behörde nachzuweisen, dass der Geschäftsführer seine Pflichten verletzt hat — der Geschäftsführer hat darzulegen, weshalb er sie nicht verletzen konnte.
Praktisch heißt das: Wer sich auf den Gleichbehandlungsgrundsatz beruft, muss rechnerisch zeigen, wie die verfügbaren Mittel auf die Gläubiger verteilt wurden. Ohne Zahlen bleibt der Einwand wirkungslos.
Daran hängt der einzige wirksame Rat, den diese Seite gibt: Wer in eine Zahlungsstockung gerät, sollte von diesem Tag an festhalten, welche Mittel vorhanden waren und wohin sie geflossen sind. Diese Aufstellung lässt sich später nicht mehr herstellen.
Auch ohne Eintragung im Firmenbuch
Bis 2012 traf die Haftung nur den eingetragenen Geschäftsführer. Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 kam § 9a BAO dazu und erfasst seither auch denjenigen, der faktisch die Geschäfte führt, ohne im Firmenbuch zu stehen.
Maßgeblich ist, ob eine Person tatsächlich Einfluss auf die Entrichtung der Abgaben nimmt. Die Regelung gilt für Abgaben, die ab dem 1. Jänner 2013 fällig wurden.
Der eingetragene Geschäftsführer wird dadurch nicht frei. Wer sich als Strohmann eintragen lässt und die Geschäfte einem anderen überlässt, hat damit gerade seine Pflicht aus § 80 BAO verletzt — beide können in Anspruch genommen werden.
Mehrere Geschäftsführer
Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, kann eine interne Aufgabenverteilung die Haftung beeinflussen. Wer nachweislich nicht für die steuerlichen Belange zuständig war, kommt unter Umständen nicht in Betracht.
Die Grenze liegt dort, wo Anlass zum Misstrauen bestand. Wer Anzeichen dafür hat, dass der zuständige Kollege seine Pflichten nicht erfüllt, und trotzdem nichts unternimmt, kann sich auf die Ressortverteilung nicht mehr berufen. Eine Aufgabenverteilung entlastet nur den, der sich auf sie verlassen durfte.
Damit eine Ressortverteilung überhaupt wirkt, muss sie vorher schriftlich festgehalten sein. Eine Aufteilung, die erst im Haftungsverfahren behauptet wird, trägt nicht.
Was das Risiko verringert
Keine dieser Vorkehrungen schließt eine Haftung aus. Sie sorgen dafür, dass im Ernstfall belegbar ist, was geschehen ist.
| Vorkehrung | Wogegen sie hilft |
|---|---|
| Erklärungen fristgerecht abgeben, Abgaben pünktlich entrichten | Es entsteht gar keine Pflichtverletzung |
| Bei knappen Mitteln alle Gläubiger gleichmäßig bedienen | Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist gewahrt |
| Löhne kürzen, statt die Lohnsteuer offen zu lassen | § 78 Abs. 3 EStG kennt keine Gleichbehandlung |
| Zahlungsströme ab dem ersten Engpass dokumentieren | Die Darlegungslast liegt beim Geschäftsführer |
| Ressortverteilung schriftlich, vor dem Ernstfall | Sie wirkt nur, wenn sie vorher bestand |
| Bei Zweifeln den Steuerberater einschalten | Verschulden setzt voraus, dass man es hätte wissen können |
Wenn Geld an Gesellschafter geflossen ist
Besonders heikel wird es, wenn Mittel an Gesellschafter gegangen sind, während Abgaben offen blieben. Das ist zweifach nachteilig: Es verletzt den Gleichbehandlungsgrundsatz, und es kann zugleich eine verdeckte Gewinnausschüttung sein, auf die Kapitalertragsteuer anfällt.
Was eine verdeckte Gewinnausschüttung ist und welche Folgen sie hat, steht auf der Seite zum Steuersystem.
Was wir dabei tun und was nicht
Wir gründen Gesellschaften und übernehmen die laufende Verwaltung, soweit sie uns übertragen wird. Welche Rechtsform dazu passt, besprechen wir gern — die GmbH ist dabei nur eine von mehreren.
Ein laufendes Haftungsverfahren gehört einem Rechtsanwalt oder Steuerberater, und zwar von der ersten Aufforderung an. Diese Seite beschreibt die Rechtslage; sie sagt nichts darüber, wie Ihr Fall ausgeht.